בימינו כמעט כל מה שאנחנו עושים הוא דיגיטלי – הזמנות עד הבית, פגישות, לימודים ועוד, ובין כל אלו גם חתימה על מסמכים יכולה להיעשות דרך המחשב.
כבעלי עסקים, אתם זקוקים למערכת חתימה דיגיטלית שבה אתם והלקוחות שלכם תוכלו לחתום על מסמכים מקוונים כדי לתת להם תוקף, ולשם כך הכנו לכם סקירה מקיפה בנושא כדי שתדעו במי תוכלו להיעזר. בואו נתחיל.
קצרים בזמן? הינה טבלה להשוואה מהירה
אינטגרציה עם מערכות עבודה שונות (גם למובייל) וקוד API מתאים
מערכת דיגיטלית לחלוטין, המוציאה לחלוטין את השימוש בנייר
מינוי חינמי המאפשר לכם לבדוק את כל הפיצ'רים של המערכת לפני שאתם מתחייבים למינוי בתשלום, ויש גם תקופת ניסיון למינוי בתשלום
מגוון מסלולים במחירים אטרקטיביים בהתאם להיקף הפעילות שלכם
שירות לקוחות מעולה
תומכים בטקסט מימין לשמאל (RTL)
כל הלקוחות מקבלים חודש של התנסות במערכת בלי התחייבות
שמירת תבניות לטפסים קבועים לפישוט התהליך
מערכת דיגיטלית לחלוטין, המוציאה לחלוטין את השימוש בנייר
לא כל המסלולים זהים בכמות הפיצ'רים שלהם
השירות מתאים מאוד למי שצריך גם חתימה אלקטרונית לאימות המסמך
המערכת מאפשרת התנהלות מסודרת וברמת אבטחה גבוהה מאוד בכל הקשור לטפסים שלכם
מגוון שירותים ומערכות המתאימים לצרכים שונים כמו הטמעת פתרונות חתימה במערכת או ממשק לחתימה דיגיטלית אונליין או במכשירים חכמים
לקוחות מספרים על זמני המתנה ארוכים לקבלת תמיכה מהצוות
חתימה דיגיטלית מפשטת את העניין הלוגיסטי של ניהול מסמכים אצל עסקים – במקום שתצטרכו להתעסק בסידור קלסרים, מגירות ומדפים עמוסים בדפים ובמרדף פיזי אחר לקוחות שישלחו לכם טופס חתום, הכול עובר לעולם הדיגיטלי ומאפשר לכם לשלוח ולקבל מסמכים בקלות וגם להוסיף את החתימה שלכם או של הלקוח בלי מאמץ או חיפוש עט שעובד.
חתימה דיגיטלית על מסמכים: רשימת המומלצים שלנו
החתימה הדיגיטלית של FillFaster
מעבר באמצעותם להחתמה דיגיטלית על מסמכים הוא קל ומהיר באמצעות ממשק נוח במיוחד – אתם מעלים בפורמט PDF את הטופס שאתם רוצים שיחתמו עליו, שולחים ללקוח את הקישור המתקבל לחתימה בכל אמצעי תקשורת המתאים לכם, ואחרי שהוא חותם עליו הטופס חוזר אליכם ישר למייל או למערכת ה-CRM.
המערכת מספקת לעסק בכל היקף דרך נוחה להפוך את רצף העבודה למסודר יותר, ואתם כבר לא צריכים לרדוף אחרי הלקוחות לשום מקום ויכולים לשלוח להם מכל מקום מסמך לחתימה שהם יכולים לחתום עליו מכל מקום שהם נמצאים בו ומכל מכשיר זמין.
למערכת יש גם פיצ'רים נוספים שיספקו לכם וללקוחות ערך רב כמו עריכת מסמכים בקלות, חתימה מרובה בפעם אחת, שירות עצמי ללקוחות של הורדת מסמכים ומציאת התיעוד שהם מחפשים, סנכרון בין מכשירים, חתימה אלקטרונית לאימות והצפנת המסמכים, הוספת לוגו מותאם אישית ועוד.
מומלץ לנסות אפילו את הגרסה החינמית רק כדי לבדוק את העניינים בלי להתחייב – אנחנו בטוחים שתתרשמו לטובה.
חתימה דיגיטלית על מסמכים של חתימה ירוקה
זוהי מערכת שהתחילה לפעול ב-2018 ומאז מקבלת באופן קבוע שיפורים ופיצ'רים חדשים שהופכים את ענייני הטופסיאדה לברירת מחדל כמעט.
החברה ביססה את עצמה בשוק בדיוק בזמן, כי אחרי שנתיים של עבודה קשה להפיכת הכלי ללא פחות ממושלם הגיע משבר הקורונה, שהצריך מכולנו יכולת הסתגלות לעולם מקוון ודיגיטלי חדש שהמערכת הזאת משתלבת בו בול.
המערכת מספקת שירות נפלא לעסקים במגוון תחומים, ואפילו שאין מסלול חינמי לנצח אנחנו בטוחים שההשקעה במסלולים השונים משתלמת למי שרוצה שירות מקצועי בלי פשרות – מקסימום תבטלו את ההתקשרות ביניכם אחרי תקופת הניסיון.
גם כאן פעולת ההעלאה של הטפסים היא פשוטה, ובאמצעות ממשק המרת מסמך מצולם ל-PDF אתכם יכולים בקלות לשלוח את כל הטפסים שלכם לכל לקוח.
המערכת גם מאפשרת לכם לבנות מראש תבניות לטפסים כדי שלא תצטרכו להתעסק בניסוח שלו בכל פעם מחדש.
עוד פיצ'רים בולטים במערכת: סבב חתימות – שליחת הטופס לכמה צדדים לחתימה לפי סדר שנקבע מראש או לכולם במקביל, מיתוג עסקי לחברה שלכם בכל טופס, ניהול אנשי קשר נוח ומסודר בקובץ CSV, אפשרות להוספת תתי משתמשים לעובדים שלכם ופרוטוקול אבטחה מתקדם הכולל גם שמירת ארכיון בענן.
החברה הזאת ישראלית אז אתם יכולים להיות בטוחים שיש תמיכה בטקסט מימין לשמאל.
חתימה דיגיטלית של Comsign
לחברה יש אישור מטעם משרד המשפטים להפיק חתימה אלקטרונית לפי החוק, והיא עומדת בהמון תקנים בין לאומיים בתחום כמו eIDAS והכרה כגורם מאשר בין לאומי מהימן, מה שאומר שהאישורים שתפיקו למסמכים שלכם יהיו תקפים גם במדינות אירופה במידת הצורך.
אם כל זה לא מדבר אליכם, יש להם גם שירות בסיסי לחתימה מרחוק על מסמכים שיספק לכם את כל מה שאתם צריכים – מערכת Wesign של החברה היא פתרון דינמי המאפשר לכם להחתים בכל מקום וזמן את הלקוחות שלכם או לשלוח כל מיני טפסים לעובדים, למנהלים או לכל מי שצריך לקבל אותם מכם.
הפורטל הידידותי למשתמש אפילו לא צריך התקנה (אבל אפשר לעשות זאת בקלות אם צריך) ואתם יכולים ישר לגשת לעניינים ולשלוט בנוחות על הבירוקרטיה שלכם.
בין הפיצ'רים החשובים במערכת יש מעקב נוח וקל אחרי החתימות, גם במצב של חתימות מרובות, הוספת שדות לחתימה באמצעות גרירה פשוטה, תמיכה בסוגים רבים של מכשירים חכמים וגם יכולת לשלב את המערכת אצלכם בעבודה עם קוד API מתאים.
המחירון של השימוש בשירות הזה הוא 1,200 ש"ח (בלי מע"מ) להתחייבות של שנתיים או 1,800 ש"ח (בלי מע"מ) להתחייבות של 4 שנים, כלומר 50 ש"ח בחודש או 37.5 ש"ח בחודש בהתאמה.
חתימה דיגיטלית של iForms
אם אתם צריכים לשלוח טפסים פשוטים של שלב אחד (מילוי וחתימה), המחיר מתחיל מ-50 ש"ח בחודש לתבנית אחת ועד 1,000 ש"ח לכמות תבניות לא מוגבלת. לטפסים שיש בהם עד 15 שלבים של מילוי וחתימה או לטופסי 101 המחיר מתחיל מתבנית אחת ב-150 ש"ח לחודש ומעלה.
כמות הטפסים שאתם יכולים לשלוח היא בלי הגבלה, ואין התחייבות על משך זמן השימוש במסלולים השונים.
גם לחברה הזאת יש אפשרות לספק לכם חתימה אלקטרונית מאובטחת לאותנטיות מרבית לפי תקנות משרד המשפטים, והיא תספק לכם API מאובטח להטמעה קלה ומהירה במערכת העסק שלכם.
חתימה דיגיטלית: המדריך המלא
חתימה דיגיטלית היא עוד צעד בהפיכת העולם שלנו למקוון ונוח יותר, והיא התחליף החוקי של חתימה פיזית על חוזה.
חתימה זו שימושית כאשר עסקים ולקוחות אינם מעוניינים או אינם מסוגלים להיפגש פיזית, והתהליך כולו נעשה באופן מקוון בשניות בודדות ובצורה מסודרת שקל לעקוב אחריה.
לחתימה הזו יש תוקף משפטי בדיוק כמו לחתימה פיזית, כך שהתהליך כולו אותנטי ונעשה לפי החוק, פשוט במהירות, בלי שאף צד יצטרך לצאת מהבית וגם בלי שימוש מיותר בנייר.
חתימה דיגיטלית: איך זה עובד?
תהליך החתימה הדיגיטלית הוא אחד התהליכים הפשוטים ביותר – העסק או הארגון יוצר טופס מקוון ושולח אותו לצד שצריך לחתום עליו, הצד המקבל (בין שמדובר באדם אחד או בקבוצה של אנשים) נותן את חתימתו מכל מכשיר חכם זמין והיא מתקבלת באותו רגע במערכת. מערכות החתימה הדיגיטלית השונות מספקות לכם מגוון פיצ'רים שונים כמו שמירת תבניות של טפסים לשליחה מהירה, ממשק מעקב בזמן אמת אחר הסטטוס של החתימות שצריכות להתקבל ועוד.
חתימה דיגיטלית לעומת חתימה רגילה
- סוג החתימה – חתימה רגילה היא פיזית על דף נייר, וחתימה דיגיטלית היא מקוונת (והיא יכולה להיראות אותו הדבר)
- רמת אבטחה – רמת האבטחה של חתימה פיזית היא די נמוכה כיוון שאפשר די בקלות לזייף חתימות ולערוך את המסמך אחרי החתימה, לעומת חתימה דיגיטלית המספקת רובד של אבטחה ברמה גבוהה למניעת זיופים ושכפולים
- זמן ההעברה של החתימה – ייתכן שאתם חותמים על טופס פיזי בבית שלכם ולאחר מכן תצטרכו לשלוח אותו בדואר או בכל אמצעי אחר לחברה. לעומת זאת, חתימה דיגיטלית מועברת מייד בחזרה לעסק וחוסכת זמן
- שימוש במשאבים – חתימה פיזית דורשת הדפסה של הטופס על נייר ושימוש בעט לחתימה. חתימה דיגיטלית לא משתמשת במשאבים פיזיים כאלו, ואתם מעבירים את החתימה דרך מוצר חשמלי שאתם ממילא כבר משתמשים בו כמו מחשב או סמארטפון
חתימה אלקטרונית VS חתימה דיגיטלית: האם יש הבדל?
יש הבדל והוא גם די חשוב. חתימה דיגיטלית היא המונח שמשתמשים בו כשרוצים לדבר על מסמך מקוון שיש לפחות צד אחד המעוניין לחתום עליו, למשל כשאתם מקבלים משלוח וצריכים לחתום לשליח על המסך של הטאבלט, או כשהסכמתם לתנאי השימוש של אתר כלשהו ואתם מעבירים את החתימה הידנית הרגילה שלכם לפורמט ממוחשב. לפי החוק, חתימה דיגיטלית היא בעלת תוקף משפטי בדיוק כמו שחתימה ידנית על דף נותנת תוקף למסמך.
לעומת זאת, חתימה אלקטרונית נכנסת לתחום ההצפנה – זוהי "טביעת האצבע הייחודית" של המסמך ברשת והיא מאשרת שהמסמך אותנטי, מוצפן מקצה לקצה ולא נעשו בו שינויים מרגע החתימה (ואם כן, החתימה "מתבטלת" ואפשר לראות בבירור שנעשה שינוי). חתימה אלקטרונית משמשת לזיהוי החותם, זמן החתימה ותוקף המסמך.
הדבר הבא: יתרונות השימוש בחתימה דיגיטלית
הפסקה תמנה את כל היתרונות של חתימה דיגיטלית ומדוע כדאי להתקדם לשימוש בחתימות דיגיטליות. נתייחס גם כן לכך שחתימה דיגיטלית חוסכת לי בכל מה שקשור לארגון.
אבטחה ואמינות ברמה גבוהה
חתימה דיגיטלית היא אמצעי מאובטח יותר מחתימה פיזית, ובאמצעותו העסק או הארגון יכולים לוודא את הזהות של החותם ומצד שני הלקוח יכול להיות בטוח שהחתימה הדיגיטלית שלו אינה משוכפלת ומזויפת על מסמכים אחרים.
התייעלות חיסכון בזמן ובמשאבים – גם בתוך הארגון
ההתייעלות והחיסכון הנלווים למעבר לשימוש בחתימה דיגיטלית משפרים את הפעילות העסקית של הארגון ואת ניהול הזמן שלהם ושל הלקוחות.
קודם כול, מדובר בתהליך מיידי ומקוון שאינו מצריך מאף אחד מהצדדים לצאת מאזור הנוחות של הבית או המשרד, והחתימה נשלחת במהירות בחזרה לארגון מבלי להתמודד עם גורמים העלולים לעכב את הקבלה.
המעבר לדיגיטל חוסך גם משאבים כמו דיו, נייר ועלויות שילוח של הטפסים. בשנת 2024 הרבה מאיתנו רוצים להימנע ככל האפשר משימוש בשירות הדואר הידוע כאיטי ולא אמין, והשירות הזה של חתימה דיגיטלית מספק תמורה מעולה בנושא.
נוסף על כך, העובדה שהטפסים כולם דיגיטליים עוזרת לארגון או לעסק לשפר את עצמו גם מבחינת הסדר והארגון – אין יותר קלסרים עמוסים בדפים או חשש לבלאגן מיותר של הרבה ניירות, הכול שמור בבטחה במערכת או בענן ואתם יכולים לגשת לכל מסמך בקלות ולאחסן אותו במקום המיועד לו.
מנפיקי כרטיס לחתימות דיגיטליות
כל אדם פרטי ועסק רשאים לבקש להנפיק כרטיס לחתימה דיגיטלית מאושרת וחתימות אלקטרוניות מוצפנות, אבל יש רק כמה חברות ספציפיות שקיבלו אישור רשמי מהממשלה לעשות זאת.
באתר משרד המשפטים תמצאו שיש רק שתי חברות כאלו, ואחת מהן היא חברת Comsign שדיברנו עליה קודם לכן כחברה אמינה ומאושרת להנפקת חתימות אלקטרוניות.
לפני שאתם פונים לחברה בשביל האישורים החשובים האלה חשוב שתבדקו את הסטטוס שלהם מול משרד המשפטים, פשוט כי קבלת תעודה מחברה שהמשרד לא הגדיר כגורם מאשר רשמי היא חסרת משמעות.
סוגי המסמכים
סוגי המסמכים שאפשר לחתום עליהם חתימה דיגיטלית הם רבים:
- חוזים – מכירה או השכרה של מוצר, שירות או נכס, מכרזים, הסכמים ועוד
- טפסים – הצעות מחיר, קבלות, חשבונות, טופסי עבודה ועוד
- מסמכים אישיים – מסמכים רפואיים, מסמכים ממשלתיים, תעודות אקדמיות ועוד
לפי החוק יש גם כמה סוגים של מסמכים שאי אפשר לחתום עליהם חתימה דיגיטלית, למשל צוואה, הסכם ממון, ייפוי כוח מתמשך או הסכם בוררות.
חתימה דיגיטלית על מסמכים במדינת ישראל
בשנת 2001 נחקק חוק האמור לעגן את תוקפה המשפטי של חתימה דיגיטלית, והיא אכן בעלת תוקף משפטי בדיוק כמו חתימה שאתם מקשקשים על מסמך.
היא יכולה לשמש לאימות הזהות של האדם שחתם עליו ומאפשרת לשני הצדדים לגלות אם נעשו שינויים כלשהם במסמך לאחר קבלת החתימה (ואם כן, החתימה נמחקת והצד החותם אינו נדרש לעמוד בהסכם ששונה).
כמה זה עולה?
המחיר של שירות חתימה דיגיטלית משתנה לפי הספק – יש כאלו המציעים מסלול חינמי או תקופת התנסות, ויש מסלולים בתשלום המשתנים לפי נפח השליחה החודשי ולפי כמות התבניות שאתם רוצים לשמור. המחיר החודשי הוא לרוב כמה עשרות שקלים בחודש לפי הצרכים הספציפיים של העסק שלכם.
שאלות ותשובות
מהי חתימה דיגיטלית?
חתימה דיגיטלית היא התחליף החוקי לחתימה פיזית על כל מסמך או טופס. במקום שתצטרכו לרדוף אחרי הלקוחות שלכם ולהמתין שהם יקבלו את הטופס הפיזי, יחתמו עליו וישלחו אותו – הכול נעשה באופן מקוון כדי להפוך את התהליך לקל, מהיר וידידותי לסביבה.
על אילו מסמכים אפשר לחתום דיגיטלית?
אפשר לחתום דיגיטלית על כל סוגי הטפסים, החוזים והמסמכים כמעט, למשל טפסי בירוקרטיה בעבודה (כמו טופס 101), חוזים עסקיים, מסמכים אישיים וגם מסמכים ממשלתיים. לפי החוק יש גם כמה מסמכים שאי אפשר לחתום עליהם דיגיטלית כמו צוואה, ייפוי כוח מתמשך, הסכם ממון או הסכם בוררות.
מהו תוקפה של החתימה הדיגיטלית?
התוקף החוקי של חתימה דיגיטלית זהה לזה של חתימה פיזית, וגם מבחינת משך השימוש בהן הן זהות.
כיצד החוק מתייחס לחתימה דיגיטלית על מסמכים?
מאז שנחקק החוק בשנת 2001, חתימה דיגיטלית היא בעלת תוקף משפטי בדיוק כמו חתימה פיזית על מסמך. יש חברות המספקות שירות חתימה דיגיטלית בפרוטוקולי אבטחה ואימות מוגברים, וככל שהשירות אמין יותר כך גם אמינותה של כל חתימה שאתם מקבלים.
מי יכול להנפיק כרטיס לחתימה דיגיטלית מאושרת?
לפי החוק, כל אדם יכול להנפיק כרטיס חכם אישי על שמו, שבאמצעותו הוא יחתום באופן דיגיטלי על כל מסמך. באופן ספציפי, חברת Comsign היא אחת החברות שקיבלה אישור ממשרד המשפטים להנפיק כרטיסים כאלו עבור אנשים פרטיים ועסקים, ואפשר למצוא את הפרטים שלה באתר הממשלתי הרשמי.
חתימה דיגיטלית על מסמכים – סיכום
בסקירה שלפניכם הכרתם את השמות הגדולים בארץ לשירותי חתימה דיגיטלית על מסמכים.
המעבר לחתימות מסוג זה הוא דרך לשפר את האבטחה שלכם בכל הקשור לזהות החותמים ולאמינות המסמכים עצמם, ועל הדרך תוכלו לשמור על הסביבה ולייעל את הפעילות הארגונית שלכם.
אנחנו בטוחים שמגוון החברות שכאן יספקו לכם את המענה הטוב ביותר המותאם לצרכים שלכם, ולכם נותר רק לבחון איזו חברה היא המתאימה לכם ביותר.
